Ausgangslage
Die FEG Kloten nutzte bisher ein Reservierungstool für ihre Räume, das sich als veraltet und optisch unpassend erwiesen hatte. Wie viele Standardlösungen war es zwar grundsätzlich gut gemacht, brachte aber deutlich mehr Funktionen mit, als der Betrieb tatsächlich braucht. Es wurde dadurch unnötig komplex, statt sich an die eigenen Arbeitsabläufe bei der Raumvergabe anzupassen. Wir haben deshalb ein eigenständiges Raumreservierungsprogramm entwickelt, das die Gemeinde bei Bedarf sogar selbst weiterentwickeln kann.
Vorgehen und Lösung
Wir haben basierend auf Lovable ein eigenständiges Raumreservierungsprogramm erstellt, das exakt auf die Bedürfnisse der Gemeinde zugeschnitten ist. Besuchende sehen öffentlich eine Agenda mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht, in der nur ersichtlich ist, wann ein Raum belegt ist. Über ein Anfrageformular lassen sich Räume direkt reservieren. Dynamischer Zusatzfragen (etwa zu Eventtechnik oder Verpflegung) erleichtern die Planung und eine sofortige Prüfung verhindert Terminkonflikte. Die gleiche Ansicht läuft eingebettet auch auf der Webseite von Cinema Claudia, da sich beide Häuser den Standort teilen.
Im Verwaltungsbereich behält das Gemeindeteam den vollen Überblick. Anfragen lassen sich annehmen, ablehnen oder stornieren, wobei der Anfragende automatisch per E-Mail informiert wird. Termine können per Drag & Drop verschoben, als wiederkehrende Serien angelegt und bei Bedarf für eine Selbststornierung durch den Mieter freigegeben werden. Räume, Kategorien, Zusatzfragen und E-Mail-Texte sind frei konfigurierbar, sodass sich das System auch künftig an neue Anforderungen anpassen lässt. Bei Bedarf kann die Gemeinde dank der Entwicklung mit Lovable auch direkt Anpassungen vornehmen.
Das Design bleibt bewusst im gewohnten, zurückhaltenden Erscheinungsbild der FEG Kloten.
Kompetenzen und Besonderheiten
- Individuelle Software-Entwicklung mit Lovable statt Standard-Reservierungstool
- Öffentliche Belegungsansicht ohne Preisgabe von Kontaktdaten, kombiniert mit einem geschützten Verwaltungsbereich
- Praxisnahe Zusatzfunktionen wie Live-Konfliktprüfung, wiederkehrende Termine und Selbststornierung
- Einbettbar per iFrame auf mehreren Webseiten, mit automatischer Höhenanpassung
- Aufbau so gestaltet, dass die Gemeinde das System bei Bedarf selbst weiterentwickeln kann
Kundennutzen
- Anfragende sehen Verfügbarkeiten und Konflikte sofort, ohne Rückfragen per Telefon oder E-Mail.
- Das Gemeindeteam verwaltet Buchungen, Serien und Zugänge zentral an einem Ort, passend zu den eigenen Abläufen.
- Die Lösung bleibt langfristig flexibel, da sie sich unabhängig von uns weiterentwickeln lässt.
Das Raumreservierung-Programm ist live unter res.feg-kloten.ch.
